Cómo implementar un sistema de gestión de calidad
- Asegura el compromiso de la alta dirección, incluyendo el consejo directivo si es apropiado.
- Nombra al representante de la dirección y consigue todas las normas y lineamientos para la certificación ISO 9001, nada de descargas gratuitas de internet, los auditores ya piden la factura de compra para comprobar legalidad.
- Integra un equipo de gente clave para la implementación del proyecto ISO 9001. Estudia el marco de la ISO 9001, e identifica los factores importantes que están influyendo en la decisión de la certificación, son prioridad para diseñar un plan de implementación.
- Realiza un diagnóstico, revisa los sistemas de gestión existentes (si es que los hay) en comparación con los requerimientos apropiados de la ISO 9001, usa el Anexo A de la ISO 9004 como instrumento de diagnóstico.
- Identificar las acciones que tendrán que hacer y elabora una lista de acciones y tiempos (el cronograma) para obtener la certificación ISO 9001.
- Busca a expertos, pioneros, expertos en implementación en la industria que te aplique, e intercambia experiencias con otras empresas, te será muy evidente el resultado final y la ruta a seguir.
- Establece un proyecto formal con autoridades y responsabilidades, tiempos y recursos apropiados, incluyendo un presupuesto financiero para la implementación del proyecto.
- Inscribe al representante de la dirección y al equipo de implementación en un programa de capacitación formal, de preferencia ofrecido por una organización formadora con experiencia en tu industria. La formación es continua.
- Asegúrate de que tu metrología y sistema de calibración se apegue a la norma ISO 10012 y otras normas apropiadas, algunos países tienen normas locales que buscan proteger al consumidor sobre todo cuando se trata de productos en unidad de masa o volumen, formar un expediente de cada equipo con certificado de calibración y carta de trazabilidad es útil.
- Realiza, completa o actualiza tu manual de gestión de calidad y los documentos de apoyo asociados. Presta particular atención a tu procedimiento de control de documentos, ya que la creación de procedimientos y los problemas de control de documentos constituyen una gran porción significativa de los obstáculos para la obtención de la certificación.
- Define e instrumenta los nuevos procedimientos que puedan requerirse después de una auditoría interna o diagnóstico por parte de tu asesor.
- Deja que el sistema de gestión de calidad recién instalado opere durante un periodo antes de pensar en realizar la certificación. Esto destacara las debilidades y deficiencias del sistema y generará los registros necesarios para demostrar que el sistema efectivamente ¡funciona!
- Contrata a un consultor o asesor para que lleve a cabo una auditoría previa a la certificación para identificar potenciales debilidades del sistema y proporcionar interpretación autorizada de la norma pertinente. Usa la norma 10019 guía para la selección de consultores de sistemas de gestión de calidad.
- Inicia pláticas con casas certificadoras. Determina experiencias, honorarios, grado hasta el cual se reconocerá tu registro. Las encuestas indican que la reputación, acreditación y experiencia en la industria constituyen los factores más importantes para elegir a una casa certificadora. (Hay casas certificadoras nacionales que no se conocen en países donde posiblemente se decida exportar productos en un futuro).
- Después de negociar un acuerdo, reúnete con la casa certificadora y establecer un calendario. Planea una auditoria “Previa” utilizando tu manual de gestión de calidad y la documentación asociada a la revisión.
- Modifica tu manual de gestión de calidad y tus procedimientos con base en la retroalimentación y crítica de la auditoría previa.
- Prepárate para la investigación de escritorio y auditoría por parte de la casa certificadora. El equipo de evaluación de la casa registradora someterá a evaluación las actividades reales en comparación con los criterios ISO 9001 y tu manual de gestión de la calidad. Asegúrate de que los auditores internos satisfagan los criterios de competencias y evaluación en el punto 7 de de la norma ISO 19011.
- Revisa minuciosamente el informe de la evaluación: enmienda el sistema según te requiera y emprende acciones correctivas en las áreas en las que no haya apego.
- Revisa con la casa certificadora las acciones en lo que se refieren a la falta de apego.
- Obtén el Certificado de registro en el primer intento, de ser posible, y en un lapso tan breve como sea posible.
- Mantén tu sistema de gestión de calidad a la altura de la norma evaluada; documenta a través de auditorías internas periódicas; publica la información apropiada; obtén la re certificación dentro de los marcos de tiempo apropiados.
- Busca formas creativas de responder a los requerimientos y mejora del sistema de gestión de calidad y de manejar las aéreas con problemas de gestión.
La complejidad y duración de una implementación, dependerá del tipo y tamaño de la empresa y sus procesos.
¿Qué ayuda a que sea más rápido?
Personalmente creo que la motivación, y ésta solo se logra cuando hay un fin en mente; una vez que el primer líder de la empresa tiene el motivo claro debe comunicarlo con entusiasmo, solo así conseguirá contagiar al resto del equipo logrando que cierren filas juntos para llegar a la meta.
Para mas información visita PyMEs y Calidad 2.0
Acerca del autor
Daniel Jimenez 
Aquellos que han trabajado con varios métodos de análisis de causa raíz te podrán recomendar importantes herramientas para el éxito, pero casi todos van a coincidir en que una ejecución detallada respalda siempre al método de solución que uses en tu sistema de calidad.
Para una implementación exitosa de un sistema de calidad es fundamental que se establezca y mantenga un plan de gestión del día a día del proyecto. ¿Qué tan detallado? – Eso dependerá de la complejidad y magnitud de la organización y el mismo proyecto.
