Plan de gestión del proyecto de implementación
Para una implementación exitosa de un sistema de calidad es fundamental que se establezca y mantenga un plan de gestión del día a día del proyecto. ¿Qué tan detallado? – Eso dependerá de la complejidad y magnitud de la organización y el mismo proyecto.
Es recomendable recordar anteriores intentos de implementación o proyectos parecidos y proporcionar esa experiencia a quien será líder del proyecto con el fin de aprovechar acciones ya realizadas, conocimientos ya impartidos, y de la misma manera visualizar los riesgos de voz de los miembros de la organización.
La revisión inicial del proyecto se debe hacer con el fin de establecer los requisitos de la organización, y confirmar que son adecuados y alcanzables, esta revisión puede o no plasmarse en un contrato con el consultor externo de implementación.
El plan diario de gestión del proyecto debería:
- Documentar los requisitos y objetivos del proyecto de implementación de la empresa y de las partes interesadas, también debería documentarse la fuente de cada requisito para hacer posible la trazabilidad; al igual que comprar un coche azul de 4 puertas y transmisión automática, un proyecto de implementación es un producto bien definido.
- Identificar y documentar los procesos del proyecto de implementación y su finalidad; estos procesos pueden ser los relacionados con el costo, la comunicación, las compras, el riesgo y el tiempo.
- Identificar interfaces y canales, prestando atención a:
- La conexión y los canales de comunicación del consultor externo con los distintos líderes de procesos y la dirección de la organización.
- Las interfaces entre departamentos dentro de la organización del consultor externo del proyecto para comunicación y soporte.
- El consultor externo debería proporcionar un directorio de su personal para contacto, medios (teléfonos, mail) así como horarios y disponibilidad.
- Integrar los planes que resulten de la planificación a los procesos del proyecto; estos planes pueden ser:
- El plan de la calidad del proyecto
- El desglose de tareas
- El cronograma del proyecto
- El presupuesto del proyecto
- El plan de comunicación
- El plan de gestión de riesgos
- El plan de compras
- Identificar, incluir o hacer referencia a las características de calidad en cada etapa del proyecto y el modo en que debería efectuarse su medición y evaluación; algunas características pueden ser: fases del proyecto, grados de riesgo, resultados cuantificables, fechas de inicio y terminación, especificidad de tareas, etc.
- Planificar reuniones de revisión para la medición y control del avance, para permitir la planificación o ajuste del trabajo restante; éstas pueden ser diarias o semanales, siempre con una agenda de temas y rutina de participación.
- Definir indicadores para el desempeño y la forma de medirlos, y hacer evaluaciones; estas deberían:
- Facilitar las acciones correctivas y preventivas.
- Confirmar que los objetivos del proyecto continúan siendo válidos en un entorno cambiante.
- Visualizar las revisiones del proyecto detalladas en el contrato para asegurarse del cumplimiento de los requisitos del mismo.
- Ser revisado con regularidad, y cuando se produzcan cambios importantes.
Es bueno revisar los planes para comprobar su coherencia con los objetivos, y debería resolverse cualquier diferencia o entendimiento antes de ponerse en práctica.
Lista de indicadores para la gestión de un proyecto de implementación
Una gestión de proyectos que amerite un buen desempeño requiere respuestas cuando las preguntas sean: ¿Vamos a llegar a la meta?, ¿Cuánto nos está costando?; ya para cerrar este articulo te dejo esta lista de indicadores te ofrece medidas entorno a los distintos procesos de un proyecto de implementación.
| Proceso | Nombre del Indicador |
|---|---|
| Control de actividades | Nº de actividades planificadas realizadas Nº de actividades planificadas no realizadas |
| Difusión y relaciones externas | Nº de reuniones con proveedores Nº de reuniones con clientes y consumidores Nº de reuniones con organismos legales y reglamentarios Nº de intervenciones no planificadas solicitadas a la consultora Nº de intervenciones no planificadas realizadas por la consultora Nº de eventos realizados para difundir el sistema de gestión Nº de documentos del SGC difundidos Total del personal presente en eventos de difusión del SGC |
| Planificación y mejora continua | Nº de reuniones con el personal de la organización y el equipo de intervención del consultor. Nº de aplicaciones técnicas para recabar la percepción del cliente (encuestas, voz del cliente, focus group) Nº de cambios y correcciones en la planificación del proyecto Nº de riesgos posibles del proyecto Nº de riesgos que se presentaron durante el proyecto |
| Organización inicial del proyecto | Nº de días en retraso en la puesta en marcha del proyecto |
| Gestión de personal | Nº de personas programadas para trabajar al inicio del proyecto Nº de personas trabajando en el proyecto al final |
| Gestión de la formación | Nº de cursos impartidos/total de cursos planificados Total de personal con formación aprobatoria (ISO 9001, 9000, 9004)/Total personal que recibió capacitación Total de auditores internos con aprobación/Total de personas que participaron en curso de auditores internos Nº de competencias detectadas como necesarias en cada proceso Porcentaje de competencias cubiertas en cada proceso |
| Gestión Económica | Porcentaje de ejecución presupuestaria Porcentaje de optimización abajo del presupuesto Porcentaje con desviación superior al presupuesto |
| Compras | Número y monto de facturas recibidas y pagadas Porcentaje de cuentas por pagar cubiertas |
Para mas información visita PyMEs y Calidad 2.0
Acerca del autor
Daniel Jimenez 
